Digitalisierung leicht gemacht
Digitalisierung am Arbeitsplatz. Das Upgrade für den Büroalltag.
Agil und dynamisch ist der heutige Büroalltag und geprägt von einem immer digitalerem Umfeld. Dabei greift eine
sich ständig erneuernde Gesellschaft in agile IT-Infrastrukturen. Zusätzlich trifft die Bereitschaft der Kollegen für Neues auf den
Wunsch nach größtmöglicher Transparenz im Arbeitsalltag. Zur Gestaltung des eigenen digitalen Büros stehen uns allen
viele Möglichkeiten zur Verfügung, die auch ohne große Investitionen kurzfristig umgesetzt werden können.
Vernetzte Teamarbeit
Die Nutzung von digitalen Programmen erleichtert das Zusammenarbeiten im Team ungemein. Ortsunabhängiges Arbeiten zeitgleich an einer Datei in bspw. Excel ist seit Microsoft 365 ohne Informationsverluste durch lästiges Versions-Speichern möglich. Ob bei Bewerbungsgesprächen, in der Projektarbeit oder auch im Kundenservice, über die Einbindung von Videokonferenz- Tools wie MS Teams, GoToMeeting oder Zoom können Gespräche in großen wie auch kleinen Runden digital erfolgen. Das Teilen des Bildschirms, die Vorstellung von Präsentationen oder auch die schnelle Darstellung über angeschlossene Kameras sind so unkompliziert möglich. Auf diesen Wegen ist man den eigenen Kollegen oder auch Kunden trotz örtlicher Distanz näher.
Dynamische Büro-Organisation
Der erste Schritt in eine digitale Zukunft ist das papierlose Arbeiten. Dokumenten-Scanner oder Multifunktions- Drucker bieten schon gute Optionen, Unterlagen zu digitalisieren und transparent zu speichern. Die heutigen Betriebssysteme wie Microsoft Office oder auch mac OS bieten darüber hinaus zusätzliche Funktionalitäten, die digitales Arbeiten intensiv unterstützen. Das elektronische Gedächtnis zum Beispiel: Allein die Nutzung der Kalender-Funktion eines Mailprogrammes wie MS Outlook ersetzt den klassischen Kalender und große Zettelwirtschaft. Dabei erinnert das System zielgerichtet, oder man verknüpft sich digital mit zur Verfügung stehenden Ressourcen wie Konferenzräumen oder auch Poolfahrzeugen. Die Aufgaben-Funktion lässt mehrere Kollegen transparent an Themen mit Statusangabe und Bearbeitungshistorie arbeiten.
Für eigene Notizen kann MS OneNote oder auch Evernote als digitale Post-It-Ersatz verwendet werden. Diese Notiz-Programme bieten neben der Sammlung aller eigenen Gedanken zusätzlich eine Volltext-Suchmöglichkeit zur schnellen Auffindbarkeit der gesuchten Infos.
Aber Achtung: Nicht alles kann digitalisiert werden, manche Dokumente sind weiterhin rechtskonform abzulegen. Die Ablage richtet sich dabei nach gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten.
Agile IT-Infrastruktur
Der hohe Bedarf an elektronischer Unterstützung für den digitalen Wandel erfordert eine konsequente Datensicherung und ein stark geschütztes IT-Umfeld. Ob das Ablegen der Daten in einer Cloud oder auf eigenen Servern sollte intensiv durch IT-Spezialisten begleitet werden. So beugt man Schäden durch Cyberangriffe oder auch Systemausfällen vor. Dabei empfiehlt es sich, nur noch auf gesicherten Netzwerklaufwerken zu arbeiten und die berühmte „C Platte“ bei seinem täglichen Arbeiten außen vor zu lassen.
Natürlich spielt auch die Bestimmung zum Datenschutz der DSVGO eine große und sollten nicht unterschätzt werden. Achten Sie hier auf rechtliche Vorgaben und notwendige, interne Umsetzungen wie zum Beispiel das konsequente Löschen von Daten.
Der Einsatz von Datenmanagementprogrammen ermöglicht darüber hinaus nicht nur das revisionssichere Speichern von Dokumenten, sondern lässt auch die Digitalisierung von kompletten Arbeitsabläufen wie zum Beispiel einer rein elektronischen Rechnungsbearbeitung zu.
Das mobile Büro
Durch den Einsatz verschiedenster, digitale Helfer wie Laptops, Smartphones und -Watches, Tablets bis hin zu VR-Brillen lässt sich das Arbeitsumfeld flexibler und mobiler gestalten. Per Fernzugriff über VPN-Verbindungen auf die eigenen Server greift man mobil auf die Daten aus dem Firmen-Netzwerk zu und arbeitet auch außerhalb des Büros am aktuellen Stand der Dinge.
Klassische Bürofunktionen wie die Telefonanlage oder auch das Faxen von Dokumenten lassen sich mittlerweile online per „Voice over IP (VOIP)“ abdecken. Die Verknüpfung aller Endgeräte über einen Account ermöglichen dabei das Arbeiten aus dem Home-Office oder von unterwegs und bieten eine hohe Flexibilität bei der eigenen Organisation.
Transparentes Miteinander
Smart und mobil Arbeiten bedeutet im Umkehrschluss, dass die eigene Arbeit transparenter wird. Berüchtigtes Silo-Wissen kann abgebaut werden, die Bearbeitung von Themen auch ortsunabhängig erfolgt schneller und konsequenter, alle Kollegen greifen über verschiedene Kanäle auf dieselben Informationen zu.
Neben den bereits erwähnten, neuen Endgeräten eröffnen auch neue Kommunikationskanäle wie Social Media ganz neue Perspektiven. Treten Sie in den direkten Austausch mit Ihren Kunden und erhalten über LinkedIn, Facebook oder WhatsApp direkte Rückmeldung. Damit wird man nicht nur intern im Kollegenkreis, sondern auch im Außenauftritt zu den Kunden wesentlich offener und transparenter wahrgenommen. Das stärkt das Miteinander!
Fazit
Es lohnt sich auch in kleinen Schritten der Digitalisierung alle Tore zu öffnen. Die Einarbeitung in neue Techniken der Büroorganisation ist häufig nicht so schwer wie befürchtet, handelt es sich doch um dasselbe Ziel mit eben nur digitalen Hilfsmitteln. Vorteile wie Zeit- und Kostenersparnis durch reduzierte Papier- und Druckkosten, schnelleres Arbeiten im digitalen Umfeld oder auch der flexible Einsatz ortsunabhängig liegen dabei auf der Hand.
Weckt man die Bereitschaft und Neugier aller Kollegen, neue Wege auszuprobieren, kann der Digitale Wandel im Büro bereits heute schon beginnen.
Digitalisierung in der Nahrungsmittelproduktion
Die Digitalisierung stellt klassische Maschinenparameter wie zum Beispiel Geschwindigkeit und Modularität in den Schatten. Denn durch digitale Maschinenfunktionen lassen sich weitaus mehr Einsparpotenziale realisieren.
Erfahre in unserem neuen Post, welche Technologien die Digitalisierung mit sich bringt.
