Digitalización simplificada
Digitalización en el lugar de trabajo. La actualización de la vida diaria en la oficina.
La vida de la oficina actual es ágil y dinámica y se caracteriza por un entorno cada vez más digital. En este contexto,
una sociedad en constante renovación llega a las ágiles infraestructuras de IT. Además, la disposición de los compañeros
para las cosas nuevas responde al deseo de lograr la mayor transparencia posible en el trabajo diario. Todos tenemos muchas
opciones a nuestra disposición para diseñar nuestra propia oficina digital, que se puede implementar en poco tiempo
sin grandes inversiones.
Trabajo en equipo en red
El uso de programas digitales facilita mucho el trabajo en equipo. Desde Microsoft 365, ha sido posible trabajar simultáneamente en archivos, por ejemplo, independientemente de la ubicación, sin perder información debido al tedioso almacenamiento de versiones. Ya sea en reuniones de trabajo, en proyectos de trabajo o en atención al cliente, la integración de herramientas de videoconferencia como MS Teams, GoToMeeting o Zoom permite realizar reuniones digitales en grupos grandes o pequeños. De este modo, es posible compartir la pantalla, presentar presentaciones o incluso una visualización rápida a través de cámaras conectadas sin complicaciones. De esta forma, estará más cerca de sus compañeros o clientes a pesar de la distancia.
Organización dinámica de la oficina
El primer paso hacia un futuro digital es trabajar sin papel. Los equipos de escáner de documentos o las impresoras multifunción ya ofrecen buenas opciones para digitalizar documentos y almacenarlos de forma transparente.
Los sistemas operativos actuales, como Microsoft Office o mac OS, también ofrecen funcionalidades adicionales que brindan un soporte intensivo para el trabajo digital. La memoria electrónica, por ejemplo: simplemente usar la función de calendario de un programa de correo como MS Outlook reemplaza el calendario clásico y grandes cantidades de papeleo.
Pero no todo se puede digitalizar, algunos documentos aún deben archivarse de conformidad con la ley. La presentación se basa en las obligaciones de almacenamiento legalmente prescritas.
Infraestructura IT ágil
La gran demanda de soporte electrónico para el cambio digital requiere una protección de datos constante y un entorno de IT fuertemente protegido. Si los datos se almacenan en una nube o en servidores, los especialistas de IT deben monitorear de manera intensiva. De esta forma, se pueden prevenir los daños causados por los ciberataques o incluso los fallos del sistema. Se recomienda trabajar solo en unidades de red seguras y dejar el famoso "disco C" fuera de su trabajo diario.
Por supuesto, las regulaciones de protección de datos de DSVGO también juegan un papel importante y no deben subestimarse. Preste atención a los requisitos legales y las implementaciones internas necesarias, como la eliminación constante de datos.
El uso de programas de gestión de datos no solo permite el almacenamiento de documentos a prueba de revisiones, sino que también permite la digitalización de procesos de trabajo completos, como el procesamiento de facturas puramente electrónico.
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La oficina móvil
Mediante el uso de una amplia variedad de asistentes digitales, como computadoras portátiles, teléfonos inteligentes y relojes, tabletas y gafas de realidad virtual, el entorno de trabajo se puede hacer más flexible y móvil. El acceso remoto a través de conexiones VPN a sus propios servidores le permite acceder a los datos de la red de la empresa en movimiento y trabajar fuera de la oficina. Las funciones clásicas de oficina, como el sistema telefónico o incluso el envío de documentos por fax, ahora se pueden cubrir en línea a través de "Voz sobre IP (VOIP)".
La vinculación de todos los dispositivos finales a través de una cuenta permite trabajar desde la oficina, en casa o en la carretera y ofrece un alto grado de flexibilidad para su propia organización.
Cooperación transparente
El trabajo inteligente y móvil significa, que su propio trabajo se vuelve más transparente. Se puede trabajar los temas de manera más rápida y consistente, incluso sin importar la ubicación, y todos los trabajadores poodrán acceder a la misma información a través de diferentes canales.
Además de los nuevos dispositivos finales ya mencionados, los nuevos canales de comunicación como las redes sociales también abren perspectivas completamente nuevas. Participando en un intercambio directo con tus clientes y recibiendo comentarios directos a través de LinkedIn, Facebook o WhatsApp. serás percibido de manera mucho más abierta y transparente, no solo internamente entre colegas, sino también en tu imagen externa a los clientes. ¡Esto fortalece la cooperación!
Conclusión
Vale la pena poco a poco abrir las puertas a la digitalización. La familiarización con las nuevas técnicas de organización de oficinas a menudo no es tan difícil como se temía, ya que el objetivo es el mismo con las herramientas digitales únicamente. Son obvias ventajas como el ahorro de tiempo y costes mediante la reducción de los costes de impresión y de papel, un trabajo más rápido en un entorno digital o un uso flexible independientemente de la ubicación.
Si despiertas la voluntad y la curiosidad de todos los compañeros por probar nuevas formas, el cambio digital en la oficina ya puede comenzar hoy.
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