Digitalisering gemakkelijk gemaakt
Digitalisering op de werkplek. De upgrade voor het dagelijkse kantoorleven.
Het hedendaagse kantoorleven is wendbaar en dynamisch en wordt gekenmerkt door een steeds meer digitale
omgeving. In deze context reikt een voortdurend vernieuwende maatschappij tot agile IT-infrastructuren.
Bovendien, komt de bereidheid van collega's om nieuwe dingen te doen, tegemoet aan de wens naar een zo
groot mogelijke transparantie in het dagelijkse werk. We hebben allemaal veel mogelijkheden om een eigen digitaal
kantoor te ontwerpen, dat zonder grote investeringen op korte termijn kan worden geïmplementeerd.
Teamwork in een netwerk
Het gebruik van digitale programma's maakt teamwork veel gemakkelijker. Sinds Microsoft 365 is het mogelijk om bijvoorbeeld tegelijkertijd aan een bestand in Excel te werken, ongeacht de locatie, zonder dat er informatie verloren gaat door verschillende versie-opslag. Of het nu gaat om sollicitatiegesprekken, projectwerk of klantenservice, dankzij de integratie van video conferentietools zoals MS Teams, GoToMeeting of Zoom kunnen digitale vergaderingen in grote of kleine groepen worden gehouden. Het delen van het scherm, het presenteren van documenten of zelfs het snel bekijken via aangesloten camera's is zo ongecompliceerd. Zo staat u, ondanks de afstand, dichter bij uw collega's of klanten.
Dynamische kantoororganisatie
De eerste stap naar een digitale toekomst is papierloos werken. Documentscanners of multifunctionele printers bieden nu al goede mogelijkheden om documenten te digitaliseren en transparant op te slaan.
De huidige besturingssystemen, zoals Microsoft Office of Mac OS, bieden ook extra functionaliteiten die het digitale werk intensief ondersteunen. Het elektronische geheugen bijvoorbeeld: het gebruik van de kalenderfunctie van een mailprogramma zoals MS Outlook vervangt de klassieke kalender en grote hoeveelheden papierwerk. Het systeem biedt gerichte taakherinneringen en u kunt digitaal uw afspraken en taken koppelen aan bijvoorbeeld, vergaderruimtes. De taakfunctie laat meerdere collega's transparant werken aan onderwerpen met statusinformatie en verwerkingsgeschiedenis.
MS OneNote of Evernote kan worden gebruikt als digitale Post-It vervanging voor uw eigen aantekeningen. Deze notitieprogramma's bieden niet alleen een verzameling van al uw eigen gedachten, maar ook een full-text zoekoptie voor het snel vinden van de informatie die u zoekt.
Maar pas op: Niet alles kan gedigitaliseerd worden, sommige documenten moeten nog steeds conform de wet worden gearchiveerd. De archivering is gebaseerd op de wettelijk voorgeschreven opslagverplichtingen.
Wendbare IT-infrastructuur
De grote vraag naar elektronische ondersteuning van digitale veranderingen vereist een consistente gegevensbescherming en een sterk beschermde IT-omgeving. Of de gegevens nu in een cloud of op dedicated servers worden opgeslagen, moet intensief worden gemonitord door IT-specialisten. Op deze manier kan schade door cyberaanvallen of zelfs systeemfouten worden voorkomen. Het is aan te raden om alleen op beveiligde netwerkschijven te werken en de beroemde "C-schijf" buiten het dagelijkse werk te laten.
Natuurlijk spelen ook de voorschriften voor gegevensbescherming van de DSVGO een grote rol en mogen deze niet worden onderschat. Let op de wettelijke voorschriften en noodzakelijke, interne implementaties zoals het consequent verwijderen van gegevens.
Het gebruik van gegevensbeheerprogramma's maakt niet alleen een revisievrije opslag van documenten mogelijk, maar maakt ook de digitalisering van complete werkprocessen mogelijk, zoals de zuiver elektronische verwerking van facturen.
Het mobiele kantoor
Door gebruik te maken van een grote verscheidenheid aan digitale assistenten zoals laptops, smartphones -en horloges, tablets en VR-brillen kan de werkomgeving flexibeler en mobieler worden gemaakt. Door toegang op afstand via VPN-verbindingen met uw eigen servers heeft u onderweg toegang tot gegevens uit het bedrijfsnetwerk en kunt u buiten het kantoor werken aan de actuele status van uw werk. Klassieke kantoorfuncties zoals de telefooncentrale of zelfs het faxen van documenten kunnen nu online worden afgedekt via "Voice over IP (VOIP)".
De koppeling van alle eindapparaten via één account maakt het mogelijk om vanuit het thuiskantoor of onderweg te werken en biedt een hoge mate van flexibiliteit voor uw eigen organisatie.
Transparante samenwerking
Slim en mobiel werken betekent daarentegen dat je eigen werk transparanter wordt. Beruchte silo-kennis kan worden gereduceerd, er kan sneller en consequenter aan onderwerpen worden gewerkt, zelfs ongeacht de locatie, en alle collega's hebben via verschillende kanalen toegang tot dezelfde informatie.
Naast de reeds genoemde nieuwe eindapparaten openen nieuwe communicatiekanalen zoals social media ook geheel nieuwe perspectieven. Ga een directe uitwisseling aan met uw klanten en ontvang directe feedback via LinkedIn, Facebook of WhatsApp. Op deze manier wordt u veel opener en transparanter ervaren, niet alleen intern onder collega's, maar ook in uw externe uitstraling naar klanten toe. Dit versterkt de samenwerking!
Conclusie
Het is ook de moeite waard om alle deuren in kleine stapjes van de digitalisering te openen. Vertrouwd raken met nieuwe kantoororganisatietechnieken is vaak niet zo moeilijk als gevreesd, want het doel is hetzelfde met alleen digitale tools. Voordelen zoals tijd- en kostenbesparing door lagere papier- en printkosten, sneller werken in een digitale omgeving of flexibel gebruik ongeacht de locatie liggen voor de hand.
Als je de bereidheid en nieuwsgierigheid van alle collega's opwekt om nieuwe manieren uit te proberen, kan de digitale verandering op kantoor vandaag al beginnen.
Digitalisering in de levensmiddelenproductie
Door de digitalisering komen klassieke machineparameters zoals snelheid en modulariteit in de schaduw te staan, aangezien met digitale machinefuncties veel meer besparingsmogelijkheden kunnen worden gerealiseerd.
Lees in ons nieuwe bericht over de technologieën die digitalisering met zich meebrengt.
