La numérisation facilitée
La numérisation au travail. La mise à niveau pour la vie quotidienne au bureau.
La vie de bureau actuelle est flexible et dynamique et se caractérise par un environnement de plus en plus numérique. Dans ce contexte,
une société en perpétuel renouvellement s’oriente vers des infrastructures informatiques flexibles. De plus, la disposition des collègues à la nouveauté
répond au désir d’une transparence maximale dans le travail quotidien. Nous disposons tous de nombreuses options pour concevoir
notre propre bureau numérique, qui peut être mis en oeuvre à court terme, sans grands investissements.
Travail d’équipe en réseau
L’utilisation de programmes numériques facilite grandement le travail d’équipe. Depuis Microsoft 365, il est possible, par exemple, de travailler simultanément sur un fichier dans Excel, quel que soit son emplacement, sans perdre d’informations en raison d’un stockage fastidieux des versions. Que ce soit pour des entretiens d’embauche, des travaux sur des projets ou pour le service à la clientèle, l’intégration d’outils de vidéoconférence tels que MS Teams, GoToMeeting ou Zoom, permet de tenir des réunions numériques en petits ou grands groupes. Le partage de l’écran, la présentation de documents ou même la visualisation rapide via des caméras connectées sont ainsi possibles sans aucune complication. Ainsi, vous êtes plus proche de vos collègues ou de vos clients, malgré la distance.
Organisation numérique au bureau
La première étape vers un avenir numérique est le travail sans papier. Les scanners ou les imprimantes multifonctions offrent déjà de bonnes options pour numériser les documents et les stocker de manière transparente.
Les systèmes d’exploitation actuels, tels que Microsoft Office ou Mac OS, offrent également des fonctionnalités supplémentaires qui favorisent de manière intensive le travail numérique. La mémoire électronique, par exemple la simple utilisation de la fonction calendrier d’un programme de message tel que MS Outlook remplace le calendrier classique et les grandes quantités de papier. Le système fournit des rappels ciblés, où vous pouvez vous relier numériquement aux ressources disponibles telles que les salles de conférence ou le parc de véhicules. La fonction „tâche“ permet à plusieurs collègues de travailler de manière transparente sur des sujets avec des informations de statut et l’historique du traitement.
MS OneNote ou Evernote peuvent être utilisés comme des Post-It numériques en remplacement de vos propres notes. Ces programmes de notes offrent non seulement une compilation de toutes vos propres réflexions, mais aussi une option de recherche en texte intégral pour trouver rapidement les informations que vous recherchez.
Mais attention : Tout ne peut pas être numérisé. Certains documents doivent encore être classés, conformément à la loi. Le classement est fondé sur les obligations de stockage prévues par la loi.
Infrastructure informatique flexible
La forte demande de support électronique pour le changement numérique exige une protection efficace des données et un environnement informatique fortement protégé. Que les données soient stockées sur le cloud ou sur des serveurs dédiés, elles doivent faire l’objet d’une surveillance intensive par des spécialistes. Ainsi, les dommages causés par les cyberattaques ou même les pannes de système peuvent être évités. Il est recommandé de ne travailler que sur des lecteurs réseau sécurisés et de laisser le fameux „disque C“ en dehors de votre poste de travail quotidien.
Bien entendu, les règles de protection des données de la RGPD jouent également un rôle majeur et ne doivent pas être sous-estimées. Soyez attentifs aux exigences légales et aux mises en oeuvre internes nécessaires, comme l’effacement systématique des données.
L’utilisation de programmes de gestion des données permet non seulement un stockage des documents à l’épreuve des révisions, mais aussi la numérisation de processus de travail complets, tels que le traitement purement électronique des factures.
Le bureau mobile
L’utilisation d’une grande variété d’assistants numériques tels que les ordinateurs portables, les smartphones, les montres, les tablettes et casques à réalité virtuelle, permet de rendre l’environnement de travail plus flexible et plus mobile. L’accès à distance via des connexions VPN à vos propres serveurs vous permet d’accéder aux données du réseau de l’entreprise lorsque vous êtes en déplacement et de travailler en dehors du bureau. Les fonctions classiques de bureau, comme le système téléphonique ou même l’envoi de documents par fax peuvent désormais être effectuées en ligne via „Voice over IP (VOIP)“.
La connexion de tous terminaux via un seul compte permet de travailler à partir du bureau, du domicile, ou depuis la route et offre une grande flexibilité à votre propre organisation.
Une coopération transparente
Le travail efficace et mobile signifie, à l’inverse, que votre propre travail devient plus transparent. Il est possible de compartimenter les connaissances, de travailler sur des sujets plus rapidement et de manière plus cohérente, même indépendamment du lieu. Et tous les collègues peuvent accéder aux mêmes informations depuis différents supports.
Outre les outils déjà mentionnés, les nouveaux modes de communication tels que les médias sociaux ouvrent également de toutes nouvelles perspectives. Entrez dans un échange direct avec vos clients et recevez un retour d’information direct via LinkedIn, Facebook ou WhatsApp. Ainsi, vous serez perçu de manière beaucoup plus ouverte et transparente, non seulement en interne parmi vos collèges, mais également dans votre apparence externe auprès des clients. Cela renforce la coopération !
Conclusion
Il est également important d’ouvrir toutes les portes aux petites étapes de la numérisation. La familiarisation avec les nouvelles techniques d’organisation du bureau n’est souvent pas aussi difficile que ce que l’on craignait, puisque l’objectif est le même avec seulement les outils numériques. Les avantages tels que les économies de temps et d’argent grâce à la réduction des coûts de papier et d’impression, le travail plus rapide dans un environnement numérique, ou l’utilisation flexible indépendamment du lieu, sont indéniables.
Si vous éveillez la volonté et la curiosité de tous les collègues pour essayer de nouvelles méthodes, le changement numérique au bureau peut déjà commencer aujourd’hui.
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